Assurances LMB (« la Société ») respecte les normes professionnelles les plus strictes en matière de confidentialité et de conformité lors de la gestion de renseignements appartenant aux clients et aux tiers, ainsi que des meilleures pratiques d’affaires. Nous veillons également à ce que les assureurs avec lesquels nous faisons des affaires restent conformes à chaque étape du processus de placement et de gestion des polices.
Définition des renseignements confidentiels
Les renseignements confidentiels comprennent les renseignements créés ou utilisés pour appuyer les activités commerciales d’Assurances LMB et les systèmes d’information avec lesquels Assurances LMB traite ces renseignements.
Cela inclut :
Utilisation adéquate des renseignements personnels
Nos actifs informationnels comprennent les renseignements créés ou utilisés pour appuyer les activités commerciales d’Assurances LMB et les systèmes d’information utilisés par la Société pour les traiter. Notre Société doit protéger ces informations afin de s’assurer qu’ils fonctionnent correctement et qu’ils respectent les exigences de la réglementation, des contrats et des lois locales. La présente politique définit les exigences minimales relatives à l’utilisation acceptable de nos actifs informationnels.
Portée de l’utilisation des renseignements personnels
La présente politique s’applique à tous Assurances LMB, ainsi qu’aux tiers retenus par notre Société, comme les fournisseurs, les entrepreneurs indépendants et les consultants, qui recueillent, utilisent, divulguent, transfèrent, conservent, traitent, détruisent (collectivement, « traitent ») ou qui ont accès à nos renseignements personnels de toute autre façon. Tous les renseignements personnels d’Assurances LMB appartiennent à LMB et doivent être utilisés de façon appropriée. Seules les personnes autorisées peuvent les traiter.
Éviter la divulgation inappropriée d’information
Il est interdit aux collègues, que ce soit pendant ou après leur emploi à Assurances LMB, de divulguer des renseignements non publics ou confidentiels à quiconque, sauf dans la mesure nécessaire pour effectuer leur travail ou si la loi l’exige. De plus, Assurances LMB doivent prendre des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements non publics ou confidentiels ne sont pas divulgués accidentellement à une personne qui ne les requiert pas aux fins commerciales d’Assurances LMB. Les collègues doivent également respecter les politiques applicables d’Assurances LMB sur la conservation des documents et les normes de manutention, ainsi que les politiques et procédures sur la sécurité de l’information et la protection des données.
Accès des collègues aux systèmes d’information
L’étendue de l’accès des collègues aux systèmes d’information d’Assurances LMB est limitée aux exigences des fonctions de chaque collègue. Les collègues ne doivent pas rechercher, afficher, lire ou écouter les renseignements auxquels ils n’ont pas l’autorisation d’accéder. Si des collègues recherchent un accès à nos systèmes d’information ou à nos applications qui va au-delà des permissions qui leur sont conférées, ils doivent en obtenir l’autorisation auprès de leur responsable. Une fois qu’un collègue ne travaille plus à Assurances LMB, il lui est interdit d’accéder aux ressources de la Société.
Après que Assurances LMB ait mis fin à l’emploi d’un collègue, ou à la demande de la Société, le collègue doit rendre tout système d’information ou appareil tangible à son responsable à Assurances LMB. De plus, les collègues ne doivent pas conserver de renseignements ou de logiciels d’Assurances LMB lorsqu’ils rendent les systèmes d’information à la Société.
Prévention de l’accès non autorisé aux renseignements personnels
Il est interdit aux collègues de partager des mots de passe. Les collègues doivent protéger les mots de passe et ne pas les divulguer à des tiers s’ils ne sont pas tenus de le faire par la loi ou par d’autres fins obligatoires. Les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables et tous les appareils portables d’Assurances LMB doivent être enregistrés ou protégés d’une autre manière. La possession et l’utilisation d’outils permettant de pirater, de tester ou de contourner les contrôles de sécurité sont interdites. Il est interdit aux collègues d’établir des connexions réseau entre des tiers externes et les systèmes d’information d’Assurances LMB, sauf lorsque leur responsable de Assurances LMB l’autorise.
Tous les collègues doivent fermer leur session sur leur système d’information à la fin de chaque journée. Ils doivent verrouiller leurs ordinateurs ou autres systèmes d’Assurances LMB laissés sans surveillance électroniquement en utilisant un écran de veille protégé par mot de passe ou en verrouillant manuellement l’écran du système. La totalité des installations et des entrepôts qui contiennent des renseignements de la Société doivent mettre en place des contrôles de sécurité physiques pour prévenir l’accès non autorisé. De plus, les appareils portatifs de la Société laissés sans surveillance doivent être protégés physiquement de façon appropriée (par exemple, être conservés dans un tiroir verrouillé, un bureau verrouillé ou un coffre-fort, ou fixés au moyen d’un câble en acier avec verrou).
Utilisation acceptable des systèmes d’information
Sans raison commerciale autorisée et légitime, il est interdit aux collègues d’Assurances LMB d’utiliser les systèmes d’information d’Assurances LMB pour consulter, recevoir ou stocker des documents inappropriés, insultants, vulgaires ou illégaux, ou pour transmettre des communications grossières, harcelantes, menaçantes, diffamatoires, trompeuses ou à motivation politique.
Il est interdit aux collègues de modifier ou d’altérer de quelque façon que ce soit le matériel ou les logiciels des systèmes d’information d’Assurances LMB ou de tout système tiers autorisé y étant connecté, sauf pour des fins commerciales légitimes et avec l’autorisation d’un dirigeant d’Assurances LMB. L’installation de logiciels sur les systèmes d’information d’Assurances LMB ne doit être effectuée que par des membres autorisés du personnel des TI, qui peuvent supprimer tout logiciel non standard, sans licence d’utilisation ou non autorisé détecté sur les systèmes d’information d’Assurances LMB.
Assurances LMB doivent respecter en tout temps les droits d’auteur et les conventions de licences d’utilisation associés aux documents imprimés ou électroniques, aux logiciels et à tout autre contenu multimédia. Dans les locaux d’Assurances LMB, il est interdit aux collègues d’utiliser des appareils pouvant effectuer des enregistrements audio ou vidéo, qu’ils soient personnels ou qu’ils appartiennent à la Société, pour enregistrer des images, du son, des vidéos ou tout autre média.
Utilisation personnelle des systèmes d’information
Assurances LMB doivent prendre des précautions raisonnables et faire preuve de jugement lorsqu’ils utilisent les systèmes d’information d’Assurances LMB. Une utilisation occasionnelle à des fins personnelles est acceptable, sauf si elle est limitée par les politiques locales, mais cette utilisation ne doit pas nuire au rendement ou à la productivité du collègue. Les collègues doivent également veiller à ce que leur utilisation de ces ressources n’enfreigne d’aucune façon les politiques de conformité d’Assurances LMB. Lors de toute utilisation personnelle des systèmes d’information d’Assurances LMB, les collègues ne doivent pas donner une image fausse de leur identité ou de celle de la Société lorsqu’ils communiquent à l’interne ou avec des tiers, ou suggérer autrement que Assurances LMB approuve les actions ou les déclarations personnelles d’un collègue.
Déclaration de brèches de protection de l’information
Assurances LMB doivent déclarer immédiatement à un dirigeant d’Assurances LMB tous les incidents concernant la perte de données, le vol, la divulgation non autorisée ou l’utilisation inappropriée des renseignements personnels d’Assurances LMB, que ces événements soient réels ou soupçonnés. La direction d’Assurances LMB mènera une enquête sur les implications et l’importance de l’incident et déterminera les obligations de la Société envers le client.
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